ขั้นตอนการนำเข้าและยืนยันข้อมูลสมาชิก The Alumni

1. วัตถุประสงค์

กำหนดข้อกำหนดและแนวทางของ Univerza สำหรับเรื่อง ขั้นตอนการนำเข้าและยืนยันข้อมูลสมาชิก The Alumni ให้มีเจ้าของ การอนุมัติ การปฏิบัติ และหลักฐานที่ตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างสม่ำเสมอ

2. ขอบเขต

ใช้กับผลิตภัณฑ์ The Alumni รวมถึงทีมงาน ระบบ ผู้ดูแล สถาบันคู่สัญญา ผู้ให้บริการ และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง โดยต้องปฏิบัติร่วมกับเอกสารระดับบริษัทที่อ้างถึงใน metadata

3. หลักการและข้อกำหนด

1. บันทึกสถาบัน แหล่งที่มา วัตถุประสงค์ ฐานกฎหมาย ผู้นำเข้า วันที่ และ Approval
2. ตรวจ Template, Phone/Email, Duplicate, Institution/Class Mapping และ Error ก่อน Import
3. จัดสถานะ Imported → Invited → Verified/Rejected พร้อม Change History
4. ส่ง Notice และช่องทาง Claim, Correct, Hide, Object หรือ Delete ตามสิทธิ

4. บทบาทและความรับผิดชอบ

• Document Owner — The Alumni Data Operations: ดูแลเนื้อหา การนำไปใช้ การวัดผล และการทบทวน
• Approver — The Alumni Product Owner: อนุมัติฉบับใช้งานและยอมรับความเสี่ยงที่เหลืออยู่
• Product/System/Data Owners: นำข้อกำหนดไปใช้ในขอบเขตของตนและจัดเก็บหลักฐาน
• Risk, Privacy, Security และ Legal: ให้คำปรึกษา ตรวจสอบ และยกระดับข้อบกพร่องตามหน้าที่
• บุคลากรและผู้รับจ้าง: ปฏิบัติตาม รายงานเหตุ และไม่หลีกเลี่ยง Control

5. หลักฐานขั้นต่ำ

• บันทึกการอนุมัติและประวัติการเปลี่ยนแปลง
• รายการข้อยกเว้น ความเสี่ยง และการแก้ไขที่เกี่ยวข้อง
• หลักฐานการสื่อสาร การอบรม หรือการรับทราบตามขอบเขต
• Log, Register, Report หรือผลทดสอบที่พิสูจน์ว่าข้อกำหนดถูกนำไปใช้จริง

6. การยกเว้นและการไม่ปฏิบัติตาม

ข้อยกเว้นต้องดำเนินการตาม UNI-GOV-007 ระบุเหตุผล ความเสี่ยง Compensating Controls ผู้อนุมัติ และวันหมดอายุ การไม่ปฏิบัติตามต้องถูกบันทึก ประเมินผลกระทบ และติดตามการแก้ไข

7. เกณฑ์ก่อนนำขึ้น Production

• ☐ Document Owner ตรวจความถูกต้องและความสอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง
• ☐ Privacy, Security, Legal หรือ Risk Review ตามหัวข้อที่เกี่ยวข้อง
• ☐ ผู้อนุมัติตาม metadata อนุมัติและกำหนด Effective Date
• ☐ เปลี่ยน approval_status เป็น approved, target_environment เป็น production และ production_eligible เป็น true
• ☐ สื่อสาร/อบรมผู้เกี่ยวข้องและเชื่อมหลักฐานในระบบปลายทาง

8. การทบทวน

ทบทวนอย่างน้อยปีละครั้ง และเมื่อมีกฎหมาย สัญญา โครงสร้างองค์กร ผลิตภัณฑ์ ระบบ Vendor หรือความเสี่ยงเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญ