นโยบายการเก็บรักษาและทำลายข้อมูลอย่างปลอดภัย

1. วัตถุประสงค์

กำหนดข้อกำหนดและแนวทางของ Univerza สำหรับเรื่อง นโยบายการเก็บรักษาและทำลายข้อมูลอย่างปลอดภัย ให้มีเจ้าของ การอนุมัติ การปฏิบัติ และหลักฐานที่ตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างสม่ำเสมอ

2. ขอบเขต

ใช้กับหน่วยงาน บุคลากร ผู้รับจ้าง ผลิตภัณฑ์ ระบบ ข้อมูล และผู้ให้บริการทั้งหมดที่ Univerza ควบคุมหรือว่าจ้าง เว้นแต่มีข้อยกเว้นที่ได้รับอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร

3. หลักการและข้อกำหนด

1. กำหนดระยะเวลาเก็บจากกฎหมาย สัญญา วัตถุประสงค์ ความเสี่ยง และความจำเป็นทางธุรกิจ
2. เมื่อครบกำหนดให้ Delete, Anonymize หรือ Archive ตาม Retention Schedule
3. กำหนด Legal Hold, Deletion Approval, Vendor Deletion, Backup Expiry และ Secure Disposal
4. เก็บหลักฐานการลบและข้อยกเว้นที่อนุมัติ

4. บทบาทและความรับผิดชอบ

• Document Owner — Data Governance Lead: ดูแลเนื้อหา การนำไปใช้ การวัดผล และการทบทวน
• Approver — Legal Lead: อนุมัติฉบับใช้งานและยอมรับความเสี่ยงที่เหลืออยู่
• Product/System/Data Owners: นำข้อกำหนดไปใช้ในขอบเขตของตนและจัดเก็บหลักฐาน
• Risk, Privacy, Security และ Legal: ให้คำปรึกษา ตรวจสอบ และยกระดับข้อบกพร่องตามหน้าที่
• บุคลากรและผู้รับจ้าง: ปฏิบัติตาม รายงานเหตุ และไม่หลีกเลี่ยง Control

5. หลักฐานขั้นต่ำ

• บันทึกการอนุมัติและประวัติการเปลี่ยนแปลง
• รายการข้อยกเว้น ความเสี่ยง และการแก้ไขที่เกี่ยวข้อง
• หลักฐานการสื่อสาร การอบรม หรือการรับทราบตามขอบเขต
• Log, Register, Report หรือผลทดสอบที่พิสูจน์ว่าข้อกำหนดถูกนำไปใช้จริง

6. การยกเว้นและการไม่ปฏิบัติตาม

ข้อยกเว้นต้องดำเนินการตาม UNI-GOV-007 ระบุเหตุผล ความเสี่ยง Compensating Controls ผู้อนุมัติ และวันหมดอายุ การไม่ปฏิบัติตามต้องถูกบันทึก ประเมินผลกระทบ และติดตามการแก้ไข

7. เกณฑ์ก่อนนำขึ้น Production

• ☐ Document Owner ตรวจความถูกต้องและความสอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง
• ☐ Privacy, Security, Legal หรือ Risk Review ตามหัวข้อที่เกี่ยวข้อง
• ☐ ผู้อนุมัติตาม metadata อนุมัติและกำหนด Effective Date
• ☐ เปลี่ยน approval_status เป็น approved, target_environment เป็น production และ production_eligible เป็น true
• ☐ สื่อสาร/อบรมผู้เกี่ยวข้องและเชื่อมหลักฐานในระบบปลายทาง

8. การทบทวน

ทบทวนอย่างน้อยปีละครั้ง และเมื่อมีกฎหมาย สัญญา โครงสร้างองค์กร ผลิตภัณฑ์ ระบบ Vendor หรือความเสี่ยงเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญ