ประกาศความเป็นส่วนตัวสำหรับสมาชิกที่นำเข้าและสมาชิกที่คาดหวังของ The Alumni

1. วัตถุประสงค์

กำหนดข้อกำหนดและแนวทางของ Univerza สำหรับเรื่อง ประกาศความเป็นส่วนตัวสำหรับสมาชิกที่นำเข้าและสมาชิกที่คาดหวังของ The Alumni ให้มีเจ้าของ การอนุมัติ การปฏิบัติ และหลักฐานที่ตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างสม่ำเสมอ

2. ขอบเขต

ใช้กับผลิตภัณฑ์ The Alumni รวมถึงทีมงาน ระบบ ผู้ดูแล สถาบันคู่สัญญา ผู้ให้บริการ และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง โดยต้องปฏิบัติร่วมกับเอกสารระดับบริษัทที่อ้างถึงใน metadata

3. หลักการและข้อกำหนด

1. แจ้งแหล่งที่มา ผู้ที่นำเข้า วัตถุประสงค์ ฐานกฎหมาย ประเภทข้อมูล และระยะเวลาเก็บ
2. อธิบายสถานะ Imported, Invited, Verified และ Rejected
3. มีช่องทางยืนยัน แก้ไข ซ่อน คัดค้าน ขอข้อมูล และขอลบตามกรณี
4. กำหนดการแจ้งซ้ำหรือการลบเมื่อไม่ตอบรับภายในระยะเวลาที่กำหนด

4. บทบาทและความรับผิดชอบ

• Document Owner — The Alumni Product Owner: ดูแลเนื้อหา การนำไปใช้ การวัดผล และการทบทวน
• Approver — Privacy Lead / DPO: อนุมัติฉบับใช้งานและยอมรับความเสี่ยงที่เหลืออยู่
• Product/System/Data Owners: นำข้อกำหนดไปใช้ในขอบเขตของตนและจัดเก็บหลักฐาน
• Risk, Privacy, Security และ Legal: ให้คำปรึกษา ตรวจสอบ และยกระดับข้อบกพร่องตามหน้าที่
• บุคลากรและผู้รับจ้าง: ปฏิบัติตาม รายงานเหตุ และไม่หลีกเลี่ยง Control

5. หลักฐานขั้นต่ำ

• บันทึกการอนุมัติและประวัติการเปลี่ยนแปลง
• รายการข้อยกเว้น ความเสี่ยง และการแก้ไขที่เกี่ยวข้อง
• หลักฐานการสื่อสาร การอบรม หรือการรับทราบตามขอบเขต
• Log, Register, Report หรือผลทดสอบที่พิสูจน์ว่าข้อกำหนดถูกนำไปใช้จริง

6. การยกเว้นและการไม่ปฏิบัติตาม

ข้อยกเว้นต้องดำเนินการตาม UNI-GOV-007 ระบุเหตุผล ความเสี่ยง Compensating Controls ผู้อนุมัติ และวันหมดอายุ การไม่ปฏิบัติตามต้องถูกบันทึก ประเมินผลกระทบ และติดตามการแก้ไข

7. เกณฑ์ก่อนนำขึ้น Production

• ☐ Document Owner ตรวจความถูกต้องและความสอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง
• ☐ Privacy, Security, Legal หรือ Risk Review ตามหัวข้อที่เกี่ยวข้อง
• ☐ ผู้อนุมัติตาม metadata อนุมัติและกำหนด Effective Date
• ☐ เปลี่ยน approval_status เป็น approved, target_environment เป็น production และ production_eligible เป็น true
• ☐ สื่อสาร/อบรมผู้เกี่ยวข้องและเชื่อมหลักฐานในระบบปลายทาง

8. การทบทวน

ทบทวนอย่างน้อยปีละครั้ง และเมื่อมีกฎหมาย สัญญา โครงสร้างองค์กร ผลิตภัณฑ์ ระบบ Vendor หรือความเสี่ยงเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญ